Oslavujeme výročie Odoslanej faktúry

Odoslaná faktúra tento mesiac oslavuje 3 roky od svojho dokončenia. So základmi softvéru sa tvorila niekoľko mesiacov, cítili sme sa ako pionieri, ktorí objavujú novú pôdu. V júni 2013 sme sa dočkali vysnívaného výsledku - funkčnej Odoslanej faktúry.

Náčrty pre programátorov vyzerali nejak takto:



Základným cieľom bolo, aby pri otvorení faktúry videl používateľ iba najpotrebnejšie údaje v celku a nemusel ich pracne hľadať preklikávaním sa po záložkách - zaviedli sme rozbaľovacie tlačítka, vedľa ktorých vidno hodnoty, ktoré sú vo vnútri. Nie je tak potrebné všetko neustále rozbaľovať.

Druhým cieľom bolo, aby priamo z faktúry sa dali otvoriť všetky potrebné formuláre - Partner, Príjmový doklad, Nastavenie zaúčtovania a pod.

Tretí cieľ, jeden z najdôležitejších, bol, aby sa na faktúru automaticky načítali Prednastavené hodnoty, aby používateľ pri otvorení Novej faktúry ju už mal takmer celú hotovú.

Tretí cieľ sa pretavil do skutočnej univerzálnosti, na čo sme patrične hrdí. Nie len, že si môžete nastaviť všeobecnú šablónu, ktorá sa bude na novú faktúru načítavať, ale môžete zadať výnimky priamo na Partneroch. Napríklad, môžete si nastaviť všeobecnú dobu splatnosti na 14 dní, ale vybratým partnerom to môžete nastaviť na 10 alebo 30 dní. Bližšie o týchto nastaveniach sa dočítate v článku Prednastavené hodnoty pre faktúru.

Už len krok k dokonalosti a vzniklo Automatické generovanie faktúr, ktoré sa pravidelne opakujú. Bližšie si k tomu prečítate v článku Automatické vytváranie faktúr.

Všetko vyvíjame s cieľom, aby vám Elektronický účtovník zjednodušil a urýchlil prácu. Veríme, že si to vychutnávate rovnako, ako my :) Je vari niečo jednoduchšie, ako mať vyhotovenú faktúru hneď po zadaní Odberateľa?:

Skutočne potrebujete interného účtovníka?

Z minulosti i súčasnosti sme zvyknutí, že účtovník je od toho, aby účtoval... alebo inak povedané, zadával doklady do účtovného softvéru a priradzoval ich na správne účty v účtovníctve.

Ale čo ak nastavíte účtovný softvér, aby vedel prideľovať tie správne účty sám? Načo potom potrebujete interného účtovníka na vystavovanie faktúr, párovanie úhrad, zaevidovanie došlých faktúr a riešenie prevodných príkazov, keď to všetko zvládne bežný administratívny pracovník?

S Elektronickým účtovníkom sa posúvate na vyšší level, v ktorom máte k dispozícii všetko, ako by vo vašej firme sedel interný účtovník. Ako to teda funguje:

1. Administratívne veci, zadávanie dokladov a párovanie úhrad riešia administratívni pracovníci. V softvéri zadávajú doklady do kategórií, ktorým ľahko rozumejú. Napríklad na faktúre za telefónne poplatky zadajú:

2. Softvér podľa zadanej kategórie "Telefónne poplatky" automaticky vytvorí k tejto došlej faktúre účtovný doklad, nie je k tomu potrebný účtovník.

3. Vedeniu sa automaticky zaktualizujú manažérske prehľady a aktuálny stav DPH, ktoré si pozerá na svojich počítačoch priamo v na to určených častiach Elektronického účtovníka.

4. Pravidelne príde do firmy externý účtovník, ktorý skontroluje zaúčtovanie dokladov a uzavrie DPH, prípadne upraví nastavenia automatického účtovania podľa potreby.

Čo by sa zmenilo vo vašej firme, ak by:

• Nebola viazaná na profesionálneho interného účtovníka, ale vedela bežnú prácu rozdeliť medzi administratívnych pracovníkov?
• Vedela promptne riešiť výpadky pracovníkov z titulu dovoleniek, chorôb, materských a pod.?
• Mala nepretržite aktuálny stav o svojej firme, DPH, neuhradených pohľadávok a záväzkov?
• Rozšírila svoj tím o outsourcingové účtovné služby, ktoré zahŕňajú zodpovednosť za vedené účtovníctvo, zastupiteľnosť a vedomosti o účtovníctve, daniach a optimalizácii často v širšom rozsahu, ako má jeden interný pracovník?

Inteligentné účtovanie bankových výpisov

Viacerí sme zvyknutí, že pri importe bankových výpisov do účtovného softvéru sa úhrady automaticky spárujú s faktúrami. Ale čo položky, ktoré nemajú variabilný symbol, alebo sa týkajú úhrady miezd, prevodov medzi účtami, úhrad odvodov a pod.? Týchto nie je zanedbateľné množstvo.



Elektronický účtovník pri importe bankových výpisov pozerá nie len na variabilný symbol, ale aj na:

• bankové účty partnerov
• čísla objednávok na faktúrach

Ak napríklad podľa bankového účtu zistí, že bolo na Daňový úrad odoslané DPH , automaticky priradí k platbe partnera Daňový úrad a z jeho prednastavených hodnôt automaticky použije zaúčtovanie pre úhradu DPH. Rovnako rozpozná úhradu miezd, odvodov, splátok úverov a leasingov a pod. Všetko sa vykoná pri načítavaní elektronického bankového výpisu a zároveň aj automaticky zaúčtuje. Preto tomu hovoríme Inteligentné účtovanie. 

Importovať na pár kliknutí je možné elektronický bankový výpis z každej banky okrem ČSOB, ktorá neposkytuje vhodný elektronický výpis pre import.

Čo je jednoduchšie? Importovať celomesačný bankový výpis pár kliknutiami myšou, alebo ho celý opisovať ručne do účtovného softvéru? Niekto ale tú manuálnu prácu raz zaplatí.