Oslavujeme výročie Odoslanej faktúry

Odoslaná faktúra tento mesiac oslavuje 3 roky od svojho dokončenia. So základmi softvéru sa tvorila niekoľko mesiacov, cítili sme sa ako pionieri, ktorí objavujú novú pôdu. V júni 2013 sme sa dočkali vysnívaného výsledku - funkčnej Odoslanej faktúry.

Náčrty pre programátorov vyzerali nejak takto:



Základným cieľom bolo, aby pri otvorení faktúry videl používateľ iba najpotrebnejšie údaje v celku a nemusel ich pracne hľadať preklikávaním sa po záložkách - zaviedli sme rozbaľovacie tlačítka, vedľa ktorých vidno hodnoty, ktoré sú vo vnútri. Nie je tak potrebné všetko neustále rozbaľovať.

Druhým cieľom bolo, aby priamo z faktúry sa dali otvoriť všetky potrebné formuláre - Partner, Príjmový doklad, Nastavenie zaúčtovania a pod.

Tretí cieľ, jeden z najdôležitejších, bol, aby sa na faktúru automaticky načítali Prednastavené hodnoty, aby používateľ pri otvorení Novej faktúry ju už mal takmer celú hotovú.

Tretí cieľ sa pretavil do skutočnej univerzálnosti, na čo sme patrične hrdí. Nie len, že si môžete nastaviť všeobecnú šablónu, ktorá sa bude na novú faktúru načítavať, ale môžete zadať výnimky priamo na Partneroch. Napríklad, môžete si nastaviť všeobecnú dobu splatnosti na 14 dní, ale vybratým partnerom to môžete nastaviť na 10 alebo 30 dní. Bližšie o týchto nastaveniach sa dočítate v článku Prednastavené hodnoty pre faktúru.

Už len krok k dokonalosti a vzniklo Automatické generovanie faktúr, ktoré sa pravidelne opakujú. Bližšie si k tomu prečítate v článku Automatické vytváranie faktúr.

Všetko vyvíjame s cieľom, aby vám Elektronický účtovník zjednodušil a urýchlil prácu. Veríme, že si to vychutnávate rovnako, ako my :) Je vari niečo jednoduchšie, ako mať vyhotovenú faktúru hneď po zadaní Odberateľa?:

Skutočne potrebujete interného účtovníka?

Z minulosti i súčasnosti sme zvyknutí, že účtovník je od toho, aby účtoval... alebo inak povedané, zadával doklady do účtovného softvéru a priradzoval ich na správne účty v účtovníctve.

Ale čo ak nastavíte účtovný softvér, aby vedel prideľovať tie správne účty sám? Načo potom potrebujete interného účtovníka na vystavovanie faktúr, párovanie úhrad, zaevidovanie došlých faktúr a riešenie prevodných príkazov, keď to všetko zvládne bežný administratívny pracovník?

S Elektronickým účtovníkom sa posúvate na vyšší level, v ktorom máte k dispozícii všetko, ako by vo vašej firme sedel interný účtovník. Ako to teda funguje:

1. Administratívne veci, zadávanie dokladov a párovanie úhrad riešia administratívni pracovníci. V softvéri zadávajú doklady do kategórií, ktorým ľahko rozumejú. Napríklad na faktúre za telefónne poplatky zadajú:

2. Softvér podľa zadanej kategórie "Telefónne poplatky" automaticky vytvorí k tejto došlej faktúre účtovný doklad, nie je k tomu potrebný účtovník.

3. Vedeniu sa automaticky zaktualizujú manažérske prehľady a aktuálny stav DPH, ktoré si pozerá na svojich počítačoch priamo v na to určených častiach Elektronického účtovníka.

4. Pravidelne príde do firmy externý účtovník, ktorý skontroluje zaúčtovanie dokladov a uzavrie DPH, prípadne upraví nastavenia automatického účtovania podľa potreby.

Čo by sa zmenilo vo vašej firme, ak by:

• Nebola viazaná na profesionálneho interného účtovníka, ale vedela bežnú prácu rozdeliť medzi administratívnych pracovníkov?
• Vedela promptne riešiť výpadky pracovníkov z titulu dovoleniek, chorôb, materských a pod.?
• Mala nepretržite aktuálny stav o svojej firme, DPH, neuhradených pohľadávok a záväzkov?
• Rozšírila svoj tím o outsourcingové účtovné služby, ktoré zahŕňajú zodpovednosť za vedené účtovníctvo, zastupiteľnosť a vedomosti o účtovníctve, daniach a optimalizácii často v širšom rozsahu, ako má jeden interný pracovník?

Inteligentné účtovanie bankových výpisov

Viacerí sme zvyknutí, že pri importe bankových výpisov do účtovného softvéru sa úhrady automaticky spárujú s faktúrami. Ale čo položky, ktoré nemajú variabilný symbol, alebo sa týkajú úhrady miezd, prevodov medzi účtami, úhrad odvodov a pod.? Týchto nie je zanedbateľné množstvo.



Elektronický účtovník pri importe bankových výpisov pozerá nie len na variabilný symbol, ale aj na:

• bankové účty partnerov
• čísla objednávok na faktúrach

Ak napríklad podľa bankového účtu zistí, že bolo na Daňový úrad odoslané DPH , automaticky priradí k platbe partnera Daňový úrad a z jeho prednastavených hodnôt automaticky použije zaúčtovanie pre úhradu DPH. Rovnako rozpozná úhradu miezd, odvodov, splátok úverov a leasingov a pod. Všetko sa vykoná pri načítavaní elektronického bankového výpisu a zároveň aj automaticky zaúčtuje. Preto tomu hovoríme Inteligentné účtovanie. 

Importovať na pár kliknutí je možné elektronický bankový výpis z každej banky okrem ČSOB, ktorá neposkytuje vhodný elektronický výpis pre import.

Čo je jednoduchšie? Importovať celomesačný bankový výpis pár kliknutiami myšou, alebo ho celý opisovať ručne do účtovného softvéru? Niekto ale tú manuálnu prácu raz zaplatí.

Príležitosť pre rozvoj účtovnej firmy

Vyskúšajte Elektronického účtovníka ZADARMO!

Pre spoluprácu hľadáme 10 účtovných firiem v rámci Slovenska, ktoré nám pomôžu zlepšovať Elektronického účtovníka spätnou väzbou pri jeho používaní.

Elektronický účtovník je online účtovný softvér, ktorého poslaním je pomáhať firmám rozvíjať ich podnikanie nástrojmi, ktoré zjednodušujú administratívu a poskytujú prehľady z účtovníctva.

Získajte 2-ročnú licenciu ZADARMO bez viazanosti!

Každej účtovnej firme, ktorá sa zapojí, poskytneme zadarmo 2-ročnú licenciu pre jej dvoch vybratých zákazníkov.

Zaškolíme Vás úplne ZADARMO

Školenie k softvéru s mnohými tipmi na urýchlenie a zjednodušenie práce poskytneme zadarmo.

Zaujímavé odkazy:

• Ako zvýšiť zisk zavedením Elektronického účtovníka

Zistite, ako ušetriť čas a reálne znížiť náklady na účtovníctvo.

Volajte alebo píšte:

• Mgr. Viliam Krunka, 0903 596 683
• servis@elektronickyuctovnik.sk

Ako zvýšiť zisk zavedením e-účtovníka v účtovnej firme

Účtovná firma môže zavedením Elektronického účtovníka zároveň:

• Zvýšiť svoj zisk
• Znížiť zákazníkovi cenu za účtovníctvo

Čo stojí Elektronický účtovník

Elektronický účtovník faktúruje mesačne počet dokladov, ktoré sa vytvorili v danom mesiaci, ako prenájom účtovného softvéru. V rámci ceny sú k dispozícii všetky aktuálne a budúce moduly a neobmedzený počet užívateľov pripojených k firmám.

• Aktuálny cenník

Ako využiť tento cenník vo svoj prospech

1. Premietnuť cenu za softvér do svojej ceny

Dlhodobým pozorovaním sme zistili, že kontrola dokladov zaberie priemerne 1/3-tinu času oproti tomu, keď ich treba aj zadávať do softvéru. Tým, že zákazníci si časť svojich dokladov môžu zadávať do softvéru sami (minimálne Odoslané faktúry a import Bankových výpisov), ceny tvoríme zväčša takto:

• Účtovná firma zvýši svoju základnú cenu o 30 centov za doklad, keďže ceny za prenájom softvéru sú podľa množstva dokladov 30 centov a menej.
• Za doklady, ktoré zadal zákazník a ktoré nie je potrebné opravovať, sa poskytne zákazníkovi cena medzi 50-70% z ceny za doklad.
• Pri cene vo forme paušálu sa analogicky tento paušál nastaví podľa množstva druhov dokladov, ktoré si zákazník zadáva sám (napr. Odoslané faktúry, Došlé faktúry, Bankové výpisy importom)
• Zákazník, ak si zadáva doklady sám, môže mať lacnejšie účtovníctvo, pričom pre účtovnú firmu je táto cena výhodnejšia - za menej práce, ale zato odbornej (kontrola účtovníctva), má väčšiu odmenu. 

Príklad:

• Účtovná firma mala cenu 1,30 EUR za doklad. Po zavedení Elektronického účtovníka môže byť jej cena 1,60 EUR za doklad, ktorý zadáva alebo opravuje, a 0,80 EUR za doklad, ktorý zadal do softvéru zákazník.
• Účtovná firma mala mesačný paušál 90 EUR za 50-100 dokladov. Ak polovicu dokladov zadá zákazník (napr. Odoslané faktúry a Bankové výpisy importom), nový paušál môže byť: Polovica dokladov v plnej cene = 90 / 2 , k tomu polovica dokladov v tretinovej cene = 90 / 2 / 3, k tomu paušál za softvér, t.j spolu 45 + 15 + 19 = 69 EUR.  Nový mesačný paušál môže byť 75 EUR, čo je výhodné pre zákazníka, aj účtovnú firmu.

Kde účtovná firma usporí:

• K firme v softvéri je možné priradiť ľubovoľný počet používateľov. Paralelne tak môžu zadávať do softvéru doklady pomocní pracovníci, ktorí sú lacnejší ako účtovník. Úloha účtovníka sa mení z pracného zadávania dokladov na kontrolu zaúčtovania a výstupov. Účtovná firma sa mení zo systému "všetci účtovníci" na "jeden účtovník s viacerými pomocnými pracovníkmi".
• Priamo v softvéri sa môžu zákazníkovi ušiť na mieru veľmi jednoducho rôzne prehľady a analýzy. Odpadá tak pracnosť s ich spracovaním v Exceli a komunikácia so zákazníkom, ten si ich pozrie priamo v softvéri.
• Účtovníctvo je možné otvoriť na hociktorom počítači, je možné tak zaviesť prácu doma, viaczmenné prevádzky a pod.
• Výrazne sa šetrí čas na komunikáciu s auditormi, keďže je možné im poskytnúť zdieľaný prístup priamo k účtovným dátam, Hlavnej knihe a pod.
• Uvedené zmeny môžu výraznejšie pomôcť k rozvoju účtovnej firmy o nových zákazníkov, keďže ich dokáže promptne riešiť prijatím viacerých pomocných pracovníkov.

2. Cenu nech znáša zákazník

Za softvér môže tiež platiť aj zákazník, účtovník mu vie poskytnúť zľavu za doklady, ktoré tam zadal sám, ako píšeme v predošlom bode.

3. Nemeniť cenu za účtovníctvo

Inou alternatívou môže byť, že účtovná firma znáša náklady na softvér, nezvýši svoju cenu, ale ani neposkytuje zákazníkovi zľavu za ním zadané doklady práve z titulu, že platí sotvér.

Nové logo s príbehom

Elektronický účtovník dostáva nové logo a dizajn. Vynikajúca práca Sveťa Šomšáka vystihuje jeho podstatu: "mať poriadok, mať prehľad".

Príbeh nášho loga:

A výsledok:

Autor: Svetozár Šomšák (somsak.sk)

Zdieľajte údaje firmy s inými užívateľmi

V Elektronickom účtovníkovi je nastavený veľmi jednoduchý spôsob zdieľania údajov. Vďaka nemu môžete údaje svojej firmy sprístupniť svojmu účtovníkovi, alebo napr. prideliť vystavovanie faktúr administratívnemu pracovníkovi.

Tip: Vystavte faktúry a sprístunite ich cez internet svojmu účtovníkovi.

Ako postupovať, ak chcete, aby mal niekto prístup k údajom vašej firmy

1. Ak ste vytvorili firmu a chcete jej údaje niekomu sprístupniť, požiadajte daného človeka, aby si registráciou vytvoril vlastné konto v Elektronickom účtovníkovi cez úvodnú stránku www.elektronickyuctovnik.sk. Po úspešnej registrácii a prihlásení sa tento užívateľ nájde svoj kód užívateľa v Profile užívateľa v hlavnom menu. Vy si otvoríte vo svojej firme Správu užívateľov (v časti Nástroje) a cez tento kód pridelíte užívateľa k svojej firme. Užívateľ v rámci svojho konta uvidí vašu firmu a môže v nej pracovať.

2. Ak chcete mať prístup ku firme, ktorú vytvoril niekto iný, poskytnite mu svoj kód užívateľa z Profilu užívateľa a požiadajte ho, aby vás cez Správu užívateľov k tejto firme pripojil. Túto firmu tak uvidíte v Menu medzi ostatnými firmami, ku ktorým máte prístup.

Prihlasujete sa vždy iba cez 1 e-mail a heslo. V rámci svojho konta vidíte všetky firmy. Prepnete sa už len do tej, v ktorej chcete práve pracovať.

Tip: Na viacerých kartách prehliadača môžete mať rôzne firmy.

Čo umožňuje nastavenie práv užívateľom

Cez Správu užívateľov ľahko nastavíte, k čomu užívateľ môže mať prístup a k čomu nie. Môže dokonca vidieť iba určité časti fakturácie, alebo mať prístup iba ku svojej pokladni v rámci firmy. Samozrejme, že nemusíte chcieť, aby každý užívateľ pripojený k vašej firme videl výsledky vašej firmy.

Prečo nedávať svoje prihlasovacie údaje druhým užívateľom

1. V Elektronickom účtovníkovi sa pri každom doklade zaznamenáva, kto ho vytvoril alebo zmenil. Ak viac užívateľov používajú spoločné konto, nie je možné rozlíšiť, kto doklad upravoval.

2. Ak sa užívatelia naraz prihlásia z rôznych počítačov pod rovnakým kontom, prehliadač pravdepodobne niektorého z nich bude blokovať. Toto sa nestane, ak každý pracuje pod vlastným kontom.

3. Časom užívateľ môže chcieť, aby tí druhí nevideli všetky údaje o jeho firme. Preto je vhodné, aby im mohol práva nastaviť ako samostatným užívateľom, ktorí sa do Elektronického účtovníka prihlasujú cez vlastné prihlasovacie údaje.

Ako jednoducho s Kontrolným výkazom DPH

Tento mesiac sa podáva prvý krát Kontrolný výkaz DPH. Účtovník má nad ním v Elektronickom účtovníkovi plnú kontrolu. Môže v ňom údaje upraviť priamo na obrazovke, spojiť viac kontrolných výkazov dokopy, i uložiť si svoju prácu pred tým, ako to pošle elektronicky na daňový úrad.

Zvlášť spojenie viacerých Kontrolných výkazov do jedného je jedinečné, v iných softvéroch takáto možnosť pravdepodobne nebude.

Ako môže Kontrolný výkaz DPH využiť účtovník, ktorý zatiaľ neúčtuje v Elektronickom účtovníkovi

1. Vytvorí si svoje konto v Elektronickom účtovníkovi registráciou na https://elektronickyuctovnik.sk
2. Po prihlásení sa vytvorí v rámci svojho konta firmu, pre ktorú chce riešiť Kontrolný výkaz DPH
3. Po kliknutí na "Podvojné účtovníctvo" zvolí Testovaciu prevádzku zadarmo na 30 dní
4. V Účtovnej časti si vyberie Kontrolný výkaz DPH a môže s ním začať pracovať, napríklad:
- načíta výkaz vo formáte xml zo svojho účtovného softvéru
- upraví si ho ľubovoľne priamo na obrazovke (napr. dolní údaje, zmaže riadky a pod.)
- môže si k výkazu pripojiť viac výkazov zo súborov xml
- uloží si prácu do súboru xml, ktorý môže poslať elektronicky na daňový úrad, alebo ho neskôr načítať opäť do Elektronického účtovníka

Na vykonanie týchto krokov sa nevzťahujú žiadne poplatky, tieto funkcie je možné použiť zadarmo. Po vypršaní testovacej prevádzky účtovníctva si užívateľ môže, ale i nemusí objednať účtovnú časť.

Pred ukladaním do súboru xml Elektronický účtovník automaticky upozorňuje na nedostatky, ktoré je potrebné odstrániť.